E-Rechnung: Pflicht ab 2025 - Was müssen Unternehmer beachten und welche Möglichkeiten gibt es für Sie?

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Ab dem 1. Januar 2025 wird die Verwendung von E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Diese Regelung betrifft alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Wesentliche Anforderungen und Pflichten für Unternehmen als Anbieter und Empfänger von E-Rechnungen erfahren Sie bei uns. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht, meine detaillierte Recherche finden Sie auf dem Link zum Blogbeitrag.

Pflichten für Anbieter (Rechnungssteller)

E-Rechnungsformat

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen, oder es kann ein anderes Format vereinbart werden, das diese Normanforderungen erfüllt. Übliche Formate sind z.B. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. 

Übergangsregelung

• 2025-2026: Neben E-Rechnungen sind auch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (z.B. PDF per E-Mail) weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
• 2027: Nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen.
• Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht ist für alle Unternehmen uneingeschränkt umzusetzen
• Ausnahmen: Die Pflicht gilt nicht für Rechnungen über bestimmte umsatzsteuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro), und Fahrausweise

Pflichten für Empfänger (Rechnungsempfänger):

• Empfang von E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, unabhängig von ihrem Umsatz oder der Unternehmensgröße. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und Vereine, wenn sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten​

• Technische Anforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die technischen Voraussetzungen verfügen, um E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.

• Übergangsregelungen: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungssteller. Alle Empfänger sind ab dem 1. Januar 2025 zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet

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(Quellen: E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B), Obligatorische eRechnungen für inländische B2B-Umsätze ab 2025 - IHK Region Stuttgart)