E-Rechnung in Sachsen: Pflicht ab 2025 - Was müssen Unternehmer beachten und welche Möglichkeiten gibt es für Sie?

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren kontinuierlich zugenommen und nimmt auch im Bereich der Rechnungsstellung immer mehr Fahrt auf. Ab dem Jahr 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verbindlich. Doch was müssen Unternehmer beachten und welche Möglichkeiten ergeben sich dadurch für sie?

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, wie zum Beispiel eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen. Statt Papierbelege zu drucken und per Post zu versenden, können Rechnungen elektronisch erstellt und direkt an den Empfänger geschickt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Papier und Porto. Zudem entfällt das lästige Abtippen von Daten, da die Rechnungen direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen werden können.

Für Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnung allerdings auch eine gewisse Umstellung. Es müssen geeignete technische Infrastrukturen geschaffen werden, um die elektronische Übermittlung der Rechnungen zu ermöglichen. Zudem sollten sich Unternehmer frühzeitig mit den rechtlichen Anforderungen und Datenschutzbestimmungen auseinandersetzen, um mögliche Risiken zu vermeiden.

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1. Eröffnungsfrage: Bin ich von der Pflicht zur elektroschen Rechnung betroffen?

Ja, sehr wahrscheinlich. Denn grundsätzlich gilt die Pflicht für den

1.1. Empfang von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, unabhängig von ihrem Umsatz oder der Unternehmensgröße. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und Vereine, wenn sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten.

Einfach ausgedrückt bedeutet das, sobald Sie Geschäftsbeziehungen mit inländischen Unternehmen unterhalten, welche einen geschäftlichen Hintergrund haben (Sie daher kein Endverbraucher sind), müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.

1.2. Versand von Rechnungen

Nach meinen Recherchen ist es bis 2026, dazu lässt sich leider kein definitives Datum finden, weiterhin zulässig Rechnungen in Papierform oder im .pdf-Format zu versenden. Dazu bedarf es allerdings der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Leider gibt es keine konkrete Anforderung an diese Zustimmung, also ob diese mündlich ausreicht oder schriftlich in einer bestimmten Form erfolgen muss.

Übergangsregelung

Natürlich gibt es eine Übergangsregelung zu Rechten und Pflichten zur E-Rechnung. Diese ist bis zum Jahr 2028 angesetzt und schränkt über die Laufzeit freie Absprachen über den Rechnungsversand und -erhalt ein. So zum Beispiel dürfen Unternehmen bis zu einem Jahresumsatz von 800 Tsd. € bis 2027 weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Klingt das nicht trivial? Denn wenn Sie trotzdem eine Software brauchen, um E-Rechnungen empfangen zu können, dann ist diese zu einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit in der Lage auch E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Warum sollten Sie das dann nicht tun, wenn es Ihnen viel Arbeit erspart.

Meine persönliche Erkenntnis

Zunächst stehen wir vor einem Meilenstein für deutsche Unternehmen. Die E-Rechnung soll die Unternehmer nicht ärgern, sondern soll ein Werkzeug sein, um den oft langwierigen Rechnungs- und Archivierungsprozess digital und einheitlich abzubilden. Natürlich, für viele Unternehmer wird es einen bitteren Beigeschmack haben, dass Sie Prozesse neu denken und umstellen müssen. Zusätzlich sorgt die E-Rechnung für mehr Steuertransparenz was uns natürlich transparenter macht. Wenn wir das aus volkswirtschaftlicher Sicht betrachten, kommt es der Bundesrepublik und somit uns also zugute -beispielsweise unserer Infrastruktur, der Bildung und vielem mehr.

Die E-Rechnung ist beschlossene Sache und je eher Sie sich mit den Anwendungen und Möglichkeiten beschäftigen, desto länger profitieren Sie von der Umstellung, sparen Zeit und reservieren Ihre Mitarbeiter für andere, wichtigere Aufgaben.

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, haben Sie größtenteils meine persönliche Einstellung und meine Erfahrungen zur E-Rechnung aufgenommen. Ich möchte darauf hinweisen, dass ich keine Rechts- oder Steuerberatung betreibe und will Sie auffordern, bei Ihren Entscheidungen, stets einen Experten hinzuzuziehen.

In dem weiteren Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die E-Rechnung wissen müssen, welche Möglichkeiten es für Unternehmen gibt und auf was Sie achten müssen. Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und hoffe, dass ich Ihnen mit meiner Recherche weiterhelfen kann!

2. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist ein digitales Dokument zur Abrechnung von Waren oder Dienstleistungen. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen wird die E-Rechnung elektronisch erstellt, versendet und empfangen. Dies geschieht in der Regel im XML- oder PDF-Format mit eingebetteten XML-Daten, wobei die Rechnungsdaten strukturiert übermittelt werden. Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und Integration in Buchhaltungssoftware, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Beispiele für die Formate sind:

2.1.   XML (z.B. bei XRechnung):

XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das vollständig strukturiert ist und keine visuelle Darstellung enthält. Es wird direkt in XML-Dateien verschickt, die alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form enthalten.

2.2. PDF/A-3 mit eingebettetem XML (z.B. bei ZUGFeRD):

ZUGFeRD kombiniert ein standardisiertes PDF (PDF/A-3) mit eingebetteten XML-Daten. Das PDF enthält die visuell lesbare Rechnung, während die XML-Dateien die maschinenlesbaren Daten umfassen. Diese Lösung ist besonders flexibel, da sie sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.

Die E-Rechnung enthält alle notwendigen Informationen, die auch auf einer herkömmlichen Rechnung zu finden sind, wie Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung und die Mehrwertsteuer. Ein entscheidender Vorteil ist, dass sie maschinell lesbar ist, was bedeutet, dass die Daten ohne manuelle Eingabe in die Systeme übernommen werden können. Dies verringert die Fehlerquote und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess.

Mit der E-Rechnung wird nicht nur der traditionelle Rechnungsversand digitalisiert, sondern auch die gesamte Nachverfolgbarkeit und Archivierung. Unternehmen können Rechnungen sofort nach der Erstellung speichern und müssen sich nicht mehr um physische Ablagen kümmern. Dies bringt nicht nur eine Erleichterung in der Verwaltung, sondern auch eine höhere Transparenz im Rechnungswesen.

3. Warum wird die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend?

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ab 2025 ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, die darauf abzielt, bürokratische Prozesse zu vereinfachen und die Effizienz in der Wirtschaft zu steigern. Die Bundesregierung hat erkannt, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen einen signifikanten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen hat. Mit der verbindlichen Einführung der E-Rechnung sollen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen entlastet werden.

Ein weiterer Grund für die verpflichtende Einführung ist die Vereinheitlichung der Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union. Die EU hat bereits Maßnahmen ergriffen, um die Digitalisierung voranzutreiben und den Austausch von Rechnungen zwischen Mitgliedsstaaten zu erleichtern. Die E-Rechnung ermöglicht eine standardisierte und automatisierte Kommunikation, die den internationalen Handel erleichtert und beschleunigt.

Zusätzlich sind die Verbesserungen in der Steuertransparenz und -kontrolle ein wichtiger Aspekt. Durch die elektronische Übermittlung von Rechnungen können Finanzbehörden die Einhaltung steuerlicher Vorschriften effizienter überwachen. Dies trägt zur Bekämpfung von Steuerbetrug und zur Gewährleistung eines fairen Wettbewerbs bei. Unternehmen müssen sich demnach auf eine neue Art der Rechnungsstellung einstellen, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

4. Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die E-Rechnung bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl finanzieller als auch organisatorischer Natur sind. Ein wesentlicher Vorteil ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen ihre Rechnungen schneller erstellen und versenden. Dies führt zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und verbessert den Cashflow.

Ein weiterer Vorteil sind die reduzierten Kosten. Unternehmen sparen nicht nur Geld für Papier und Porto, sondern auch für die Verwaltung und Archivierung von Rechnungen. Die Digitalisierung ermöglicht eine effiziente Speicherung und einen schnellen Zugriff auf Rechnungsdaten, was die Betriebskosten signifikant senken kann.

Zudem verbessert die E-Rechnung die Datenqualität. Durch die automatisierte Übertragung der Rechnungsdaten in Buchhaltungssoftware werden Eingabefehler nahezu ausgeschlossen. Dies trägt nicht nur zur Erhöhung der Effizienz bei, sondern auch zur Verbesserung der finanziellen Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Unternehmen können somit fundiertere Entscheidungen auf Basis präziser Daten treffen.

Vorteile, kurz und knapp:

• Zeitersparnis
• Kostenersparnis
• Sicherheit

5. Gesetzliche Anforderungen an die E-Rechnung

Die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung sind klar definiert und müssen von Unternehmen beachtet werden. Zunächst ist es wichtig, dass die E-Rechnung den allgemeinen steuerlichen Vorschriften entspricht. Dazu gehört, dass sie alle notwendigen Informationen enthält, die auch auf einer papierbasierten Rechnung zu finden sind.

Zusätzlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Integrität und Unveränderlichkeit der Rechnungsdaten gewährleistet ist. Dies bedeutet, dass die Daten während der Übertragung nicht manipuliert werden dürfen. Hierzu können digitale Signaturen oder Zeitstempel eingesetzt werden, um die Authentizität zu bestätigen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Aufbewahrungspflicht. E-Rechnungen müssen in einem formatgerechten und unveränderbaren Zustand für einen bestimmten Zeitraum archiviert werden. Die genauen Fristen variieren je nach Land, aber in Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel zehn Jahre. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit diesen Anforderungen auseinandersetzen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Wichtig ist, dass die Datenstruktur den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht​.

6. Schritte zur Umsetzung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen

Die Implementierung der E-Rechnung erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. Der erste Schritt besteht darin, die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die geeignete Software und Hardware verfügen, um E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Dies kann die Anschaffung neuer Software oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter. Die Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch eine Veränderung der Arbeitsabläufe. Mitarbeiter sollten in der Nutzung der neuen Systeme geschult werden, um sicherzustellen, dass die Umstellung reibungslos verläuft.

Darüber hinaus sollten Unternehmen auch ihre internen Prozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Es ist wichtig, dass alle Abteilungen, die mit Rechnungen arbeiten, in den Prozess eingebunden werden. Eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sind entscheidend für den Erfolg der E-Rechnung.

Hinweise zur Vorgehensweise bei der Einführung und Umsetzung von E-Rechnungssoftware:

• Planung und Vorbereitung
• Interne Prozesse prüfen und gegebenenfalls umstellen
• technischen IST-Stand erfassen und notwendige Voraussetzungen schaffen
• geeignete Hard- und Software auswählen
• Mitarbeiter einbeziehen und schulen
• klare Kommunikation zwischen den Abteilungen schaffen
• Anwenden und Abläufe verstätigen

7. E-Rechnungssysteme und Softwarelösungen – Welche Lösungen gibt es?

Die Wahl des richtigen E-Rechnungssystems ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen und Preisklassen bieten. Unternehmen sollten ihre individuellen Anforderungen analysieren und die passende Lösung auswählen, die zu ihren Geschäftsprozessen passt.

Einige Softwarelösungen bieten umfassende Funktionen, wie beispielsweise die Integration in bestehende Buchhaltungssoftware, die Automatisierung von Rechnungsprozessen und die Möglichkeit zur digitalen Archivierung. Andere Systeme konzentrieren sich möglicherweise auf spezifische Aspekte, wie z.B. die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.

Es ist auch sinnvoll, auf die Benutzerfreundlichkeit der Software zu achten. Eine intuitive Benutzeroberfläche kann die Einarbeitungszeit für Mitarbeiter verkürzen und die Akzeptanz der neuen Technologien erhöhen. Zudem sollte der Anbieter einen guten Support und regelmäßige Updates anbieten, um sicherzustellen, dass die Software stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

7.1. Bei uns vor Ort für Sie erreichbar - Südwestsachsen

Wenn Sie der Typ sind, der einen direkten Kontakt sehr schätzt und einen persönlichen Ansprechpartner bevorzugt, finden Sie in unserem Netzwerk des Südwestsachsen Digital e.V. sehr kompetente Mitglieder, die sich intensiv mit dem Thema E-Rechnung beschäftigen, Ihre Fragen beantworten und Sie bei der Einführung Ihrer Lösungen unterstützen und intensiv dafür Sorge tragen, dass Sie die Anforderungen erfüllen. Die gilt insbesondere Für den Raum Südwestsachsen, Zwickau, Erzgebirge und Chemnitz:

• Die Iklaro GmbH (iklaro – Ihr Partner für digitale Business Transformation) ist ein branchenübergreifender Experte in der Digitalisierung und versteht die individuellen Anforderungen verschiedenster Geschäftsfelder. Vor allem in der Workflowgestaltung und der Verknüpfung von Unternehmensprozessen werden Sie zusätzlich zur E-Rechnung kompetent bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens beraten. Ihr Ansprechpartner ist Alexander Hüging.
• SMH-Systemlösungen (SMH - Systemlösungen) hat das passende Handwerkzeug, um Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu unterstützen. Langjährige Erfahrungen, sowie langjährige Kundenbeziehungen zeichnen den Ansprechpartner und Inhaber Matthias Hertel aus.
• kluge | steinmüller STB mbH(https://www.kluge-steinmueller.de/) ist eine Steuerberatungsgesellschaft, die sich auf die Anwendungen mit der Softwarelösung Datev spezialisiert hat. Datev hat die E-Rechnung bereits implementiert und bietet durch Schnittstellennutzung die Übertragung direkt zu Ihrem Steuerberater. Ihr Ansprechpartner ist Geschäftsführerin Carola Kluge.

Sollten Sie also Fragen haben, können Sie sich jederzeit bei den Ansprechpartnern melden. Kontaktdaten via Mail finden Sie unter: Mitglieder - SWS Digital - SüdWestSachsen Digital e.V.

7.2. Onlinedienstleister

Während meiner Recherche bin ich ebenfalls auf einige Onlineanbieter gestoßen, die gerade für kleinere Unternehmen erschwingliche Lösungen als SaaS (Software as a Service) anbieten und dazu einen stabilen Support gewährleisten:

• sevDesk - sevdesk - Buchhaltungssoftware wie für dich gemacht! 

Diese Software bietet umfassende Funktionen für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen im XRechnung-Format. Die Preise starten bei 8,90 €/Monat für die Rechnungsfunktion und steigen auf 27,90 €/Monat für erweiterte Buchhaltungsfunktionen. Besonders hervorzuheben ist die benutzerfreundliche Oberfläche und die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der Software heraus zu verschicken. sevDesk ist ideal für kleine Unternehmen, die eine einfache und effiziente Lösung für ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung suchen.

• Lexoffice - Lexware Office - Buchhaltung Online mit Software von Lexware

Diese Software ist bekannt für ihre Benutzerfreundlichkeit und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen. Die Tarife beginnen bei 6,90 €/Monat und bieten Funktionen wie Belegarchivierung, Rechnungserstellung und Zahlungsabgleich. Die Software eignet sich gut für kleine Unternehmen, die eine mobile und leicht zugängliche Lösung suchen.

• FastBill - https://www.fastbill.com/

FastBill unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und bietet umfangreiche Funktionen, wie die automatisierte Generierung von E-Rechnungen, die Verwaltung von Belegen und die Integration in Buchhaltungsprozesse. Die Preise starten bei 9,00 €/Monat. Diese Lösung ist besonders gut geeignet für Online-Händler und Unternehmen, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme benötigen.

Bei den Anbietern gilt es zu beachten, dass Funktionen, die XRechung und ZUGFeRD betreffen erst zum 01.01.2025 aktiviert werden könnten. Rechnungserstellung, Archivierung und die Buchhaltungsfunktionen sind bereits aktiviert. Wenn Sie also noch gar nicht in Berührung mit der E-Rechnung gekommen sind und sich lieber selbst informieren und ausstatten möchten, finden Sie bei diesen Anbietern alle Informationen zur Umsetzung.

8. E-Rechnungsdienstleister und deren Vorteile

E-Rechnungsdienstleister bieten Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Rechnungsstellung zu outsourcen. Diese Dienstleister kümmern sich um die Erstellung, den Versand und die Archivierung von E-Rechnungen. Dies kann für viele Unternehmen eine attraktive Lösung sein, insbesondere für kleinere Betriebe, die nicht die Ressourcen haben, um die E-Rechnung selbst zu implementieren.

Ein Vorteil von E-Rechnungsdienstleistern ist die Expertise, die sie in diesem Bereich mitbringen. Sie sind mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und technischen Standards vertraut und können Unternehmen bei der Einhaltung dieser Vorschriften unterstützen. Zudem bieten viele Dienstleister zusätzliche Funktionen, wie die Integration in bestehende Systeme oder die Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen von einer höheren Flexibilität. E-Rechnungsdienstleister können oft an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, was eine maßgeschneiderte Lösung ermöglicht. Dies kann insbesondere für Unternehmen von Vorteil sein, die häufig wechselnde Anforderungen und Volumen haben.

9. Kosten und Einsparungen durch die E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung kann für Unternehmen zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Zunächst einmal entfallen die Ausgaben für Papier, Druck und Porto, die bei der Versendung von Papierrechnungen anfallen. Diese Einsparungen summieren sich schnell und können je nach Unternehmensgröße erheblich sein.

Darüber hinaus reduziert die Automatisierung der Rechnungsprozesse den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter. Durch den Wegfall manueller Eingaben und die schnellere Zahlungsabwicklung können Ressourcen effizienter genutzt werden. Dies führt nicht nur zu Einsparungen, sondern auch zu einer höheren Produktivität im Unternehmen.

Zudem können Unternehmen durch eine schnellere Zahlungsabwicklung von Skonti und Rabatten profitieren, die bei zeitgerechter Zahlung angeboten werden. Die E-Rechnung trägt dazu bei, den Zahlungsverkehr zu optimieren und die Liquidität zu verbessern, was für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.

10. Schulungen und Weiterbildungen zur E-Rechnung

Die Implementierung der E-Rechnung erfordert nicht nur technische Änderungen, sondern auch eine umfassende Schulung der Mitarbeiter. Unternehmen sollten Schulungsprogramme entwickeln, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme und Prozesse verstehen.

Diese Schulungen können in Form von Workshops, Online-Kursen oder individuellen Schulungen angeboten werden. Es ist wichtig, dass die Schulungen praxisnah gestaltet sind, damit die Mitarbeiter das Gelernte direkt anwenden können. Zudem sollten regelmäßige Auffrischungskurse angeboten werden, um die Mitarbeiter über neue Entwicklungen und Änderungen in der Gesetzgebung zu informieren.

Darüber hinaus ist es auch sinnvoll, Schulungen zur Sensibilisierung für Datenschutz und IT-Sicherheit anzubieten. Da die E-Rechnung sensible Daten enthält, sollten Mitarbeiter über die Bedeutung des Datenschutzes und die rechtlichen Anforderungen informiert werden. Eine gut informierte Belegschaft trägt dazu bei, Risiken zu minimieren und die Sicherheit der Unternehmensdaten zu gewährleisten.

11. Fazit und Ausblick auf die Zukunft der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt für Unternehmen eine große Chance dar, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Die Herausforderungen, die mit dieser Umstellung verbunden sind, können durch eine sorgfältige Planung und Schulung der Mitarbeiter gemeistert werden.

In Zukunft wird die E-Rechnung voraussichtlich weiter an Bedeutung gewinnen. Die fortschreitende Digitalisierung in der Wirtschaft wird dazu führen, dass immer mehr Unternehmen auf elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Die Integration von Künstlicher Intelligenz und automatisierten Prozessen wird die Effizienz weiter steigern und neue Möglichkeiten für Unternehmen eröffnen.

Unternehmen, die sich frühzeitig mit der E-Rechnung auseinandersetzen und die notwendigen Schritte zur Implementierung einleiten, werden im Wettbewerb einen Vorteil haben. Die E-Rechnung ist nicht nur ein gesetzliches Erfordernis, sondern auch ein Schritt in die Zukunft, der Unternehmen dabei helfen kann, sich in einer zunehmend digitalisierten Welt zu behaupten.

Ich bedanke mich herzlich für Ihr Interesse. Sollten Sie Fragen zur E-Rechnung haben, können Sie sich sehr gerne bei mir melden!

Beste Grüße

Danny Walther

Referent Südwestsachsen Digital e.V.